Tytuł: Rozliczenie delegacji zagranicznej 2025 – Zobacz, jak krok po kroku rozliczyć koszty podróży służbowej za granicę i uniknąć błędów
Data publikacji: 13 lipca 2025
Ostatnia aktualizacja: 13 lipca 2025
Autor: Marta Zawisza
Rozliczenie delegacji zagranicznej 2025 – praktyczny przewodnik dla firm i pracowników

W 2025 roku rozliczenie zagranicznych podróży służbowych nadal sprawia trudności wielu przedsiębiorcom oraz działom kadrowo-finansowym. Zmienione stawki diet, nowe obowiązki ewidencyjne oraz rosnące oczekiwania urzędów skarbowych sprawiają, że warto znać aktualne zasady, by uniknąć kosztownych błędów.
Poniższy poradnik krok po kroku przeprowadzi Cię przez każdy etap rozliczania delegacji zagranicznej – od momentu jej rozpoczęcia, aż po wprowadzenie danych do systemu księgowego.
W tym artykule znajdziesz:
- aktualne stawki diet i limitów w 2025 roku,
- omówienie dokumentów niezbędnych do rozliczenia,
- listę najczęstszych błędów i sposoby ich unikania,
- wzory i przykłady wyliczeń,
- zasady rozliczania transportu, noclegów i wyżywienia.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak rozliczyć delegację zgodnie z prawem i uniknąć problemów podatkowych.
Spis treści
- Podstawy prawne delegacji zagranicznej w 2025 roku
- Kiedy pracownik jest w delegacji – definicja i warunki
- Stawki diet zagranicznych w 2025 – tabela przykładowa
- Transport i koszty podróży – co można rozliczyć
- Noclegi i wyżywienie – limity, faktury, zwroty
- Czas pracy a delegacja – ewidencja i nadgodziny
- Jak udokumentować delegację zagraniczną
- Krok po kroku: Rozliczenie delegacji – wzór
- Najczęstsze błędy i jak ich unikać
- Delegacje zagraniczne a podatek dochodowy i ZUS
- Podsumowanie i checklista dla księgowości
Podstawy prawne delegacji zagranicznej w 2025 roku
Podstawą rozliczenia delegacji zagranicznej są przepisy zawarte w Kodeksie pracy, Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. (ze zmianami), a także ustalenia wewnętrzne pracodawcy (np. regulaminy wynagradzania).
Ważne akty prawne:
- Rozporządzenie MPiPS – zmienione stawki obowiązujące od 1 stycznia 2025 r.
- Art. 77<sup>5</sup> Kodeksu pracy – definicja podróży służbowej
- Interpretacje Krajowej Informacji Skarbowej dotyczące zwolnień podatkowych
Kiedy pracownik jest w delegacji – definicja i warunki
Delegacja zagraniczna ma miejsce wtedy, gdy pracownik wykonuje polecenie służbowe poza granicami Polski, w miejscu innym niż stałe miejsce pracy, na określony czas i w celu realizacji zadań zawodowych.
Warunki:
- polecenie musi pochodzić od pracodawcy,
- miejsce docelowe musi być poza granicami RP,
- musi istnieć cel zawodowy podróży.
Stawki diet zagranicznych w 2025 – tabela przykładowa
Diety zagraniczne służą pokryciu kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków w czasie podróży. Poniżej przykładowe stawki na 2025 rok:
Kraj delegacji | Stawka diety (EUR) | Limit noclegu (EUR) |
---|---|---|
Niemcy | 49 | 150 |
Francja | 50 | 180 |
Czechy | 41 | 120 |
Wielka Brytania | 55 | 200 |
USA (Waszyngton) | 62 | 300 |
Pełna lista dostępna w rozporządzeniu MPiPS.
Transport i koszty podróży – co można rozliczyć
Rozliczeniu podlegają wszystkie koszty uzasadnione i związane z podróżą służbową, np.:
- bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe,
- opłaty za autostrady i parkingi,
- paliwo (w przypadku podróży własnym samochodem – ryczałt za km),
- taksówki (na podstawie faktury),
- wypożyczenie auta (faktura wymagana).
Wszystkie wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane (faktura, bilet, paragon z NIP-em).
Noclegi i wyżywienie – limity, faktury, zwroty
Koszty noclegów można rozliczać:
- na podstawie faktur (do limitu lub powyżej, jeśli pracodawca uznaje wyższe koszty),
- ryczałtowo – 25% limitu noclegowego, jeśli brak faktury.
Wyżywienie pokrywane jest dietą – ale dieta ulega obniżeniu:
- o 25% – jeśli zapewniono jedno posiłek dziennie,
- o 50% – dwa posiłki,
- 100% – pełne wyżywienie.
Czas pracy a delegacja – ewidencja i nadgodziny
Czas spędzony w podróży nie zawsze oznacza czas pracy – pracodawca musi rozróżnić:
- faktyczny czas wykonywania obowiązków,
- czas przejazdu jako element delegacji,
- możliwe nadgodziny – wymagają ewidencji i wypłaty dodatków.
Jak udokumentować delegację zagraniczną
Obowiązkowe dokumenty:
- polecenie wyjazdu służbowego (druk delegacji),
- potwierdzenia rezerwacji i faktury,
- raport z przebiegu delegacji (np. notatka służbowa),
- oświadczenie o braku wyżywienia lub noclegu,
- ewidencja czasu pracy i przejazdu.
Krok po kroku: Rozliczenie delegacji – wzór

- Otrzymanie polecenia wyjazdu
- Zebranie dokumentów (faktury, bilety)
- Wypełnienie formularza delegacji
- Obliczenie należności (diety, ryczałty, zwroty)
- Zatwierdzenie przez przełożonego
- Przekazanie do księgowości
- Wypłata lub rozliczenie zaliczki
Najczęstsze błędy i jak ich unikać
- brak faktur lub niewłaściwy dokument (np. paragon bez NIP-u),
- błędnie obliczona dieta (np. nieuwzględnienie posiłków),
- rozliczenie wydatków prywatnych jako służbowych,
- nieprawidłowa ewidencja godzin,
- niezgodność kursów walut (należy stosować kurs NBP z dnia poprzedzającego wyjazd).
Delegacje zagraniczne a podatek dochodowy i ZUS
Diety i zwroty kosztów delegacji nie podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu – do wysokości limitów. Przekroczenie limitów skutkuje koniecznością naliczenia podatku i składek.
Przykład: jeśli dieta przekracza 62 EUR dziennie dla USA, nadwyżka podlega opodatkowaniu.
Podsumowanie i checklista dla księgowości
Podczas rozliczania delegacji warto stosować checklistę:
✅ Czy polecenie wyjazdu zostało wystawione?
✅ Czy zebrano wszystkie dokumenty (faktury, bilety)?
✅ Czy dieta została poprawnie obliczona?
✅ Czy rozliczono zaliczki?
✅ Czy uwzględniono limity i ryczałty?
✅ Czy wszystkie dane zostały zatwierdzone?